Znasz to uczucie, gdy poznajesz kogoś wyjątkowego? Motyle w brzuchu, ekscytacja, pewność, że to Ta osoba.

Jeśli masz podobne wrażenie, gdy rozmawiasz z wykonawcą strony www – gratulacje. Ale pamiętaj: nawet najpiękniejsza historia może się źle skończyć, jeśli nie zadbasz o szczegóły. Przezorny zawsze ubezpieczony.

Dwie najpopularniejsze porady w internecie dotyczące zatrudniania wykonawcy to:

• zawsze zawieraj pisemną umowę,
• dokładnie czytaj umowę.

I na tym można by było skończyć, ale… jeśli nie jesteś prawnikiem, te porady mogą Ci nic nie dać. Zwłaszcza w starciu z większymi firmami, którym dział prawny stworzył wzór umowy na 20 stron A4.

Zaliczka czy zadatek

Co to jest zadatek?

Zadatek to forma zabezpieczenia wykonania umowy. Jest uregulowany w Kodeksie cywilnym (art. 394 KC). Jeśli strony się rozmyślą – są konsekwencje:

• Jeśli klient zrezygnuje → wykonawca zatrzymuje zadatek.
• Jeśli wykonawca zrezygnuje → musi oddać zadatek w podwójnej wysokości.
• Jeśli umowa zostanie wykonana – zadatek zalicza się na poczet zapłaty.

Zadatek chroni obie strony i motywuje do dotrzymania warunków umowy.

Zaliczka – bardziej neutralna, mniej bezpieczna

Zaliczka to po prostu część przyszłej zapłaty, która:

• jest zwracana w całości, jeśli umowa nie zostanie zrealizowana (niezależnie od przyczyny),
• nie niesie sankcji, jeśli jedna ze stron się wycofa.

Daje mniej bezpieczeństwa, bo nie wiąże się z żadną karą za niedotrzymanie umowy.

Co wybrać przy stronie www?

Jeśli jesteś:

• klientem → zadaj pytanie wprost: czy to zaliczka, czy zadatek? Poproś o zapis w umowie.
• wykonawcą → stosuj zadatek – to uczciwa forma zabezpieczenia Twojej pracy i rezerwacji czasu.

Czy musisz mieć umowę przy zleceniu strony internetowej?

Moim zdaniem formalna, papierowa wersja umowy nie musi być obowiązkiem. Stanowi jednak właściwe zabezpieczenie obu stron.

Sam początkowo działałem wyłącznie na zasadzie  “gentlemen agreement”, czyli umowy dżentelmeńskiej (ustnej). Ustalenia ustne działają… dopóki nie przestają. Miałem trzy przypadki, gdy zamawiający zniknął mniej więcej w połowie prac (nie wziąłem zaliczki). Te 3 sytuacje wystarczyły, żebym zmienił podejście.

Dlatego dziś każdą kluczową rzecz – nawet ustaloną telefonicznie – potwierdzam mailem. To nie kwestia braku zaufania, tylko zdrowego rozsądku.

Korespondencja e-mail może być umową

Dziś większość spraw załatwiam w formie korespondencji e-mail. Pamiętaj, że email z jasno określonymi warunkami umowy i akceptacją drugiej strony może być uznany za wiążący dokument, pod warunkiem że:

• strony jednoznacznie wyraziły swoją wolę zawarcia takiej umowy,
• jednoznacznie ustalona jest tożsamość osób składających oświadczenie woli,
• warunki umowy są jasno i precyzyjnie określone.

Zadbaj o umowę, zanim zaczniecie pracę. To jak pasy bezpieczeństwa – nikt nie chce z nich korzystać, ale każdy powinien je zapiąć.

Prawa autorskie do strony – najczęstszy błąd zlecających

Strona internetowa (projekt graficzny, kod HTML/CSS/JS, teksty, zdjęcia, struktura) to utwór w rozumieniu prawa autorskiego. Przeniesienie majątkowych praw autorskich wymaga formy pisemnej. A więc:

• jeśli chcesz być pełnoprawnym właścicielem strony (mieć prawo ją modyfikować, przenieść do innej firmy, odsprzedać, rozbudowywać itp.),
• Jeśli nie podpiszesz umowy o przeniesienie majątkowych praw autorskich – nie jesteś właścicielem swojej strony. Nawet jeśli za nią zapłaciłeś.

Prawa autorskie możesz przenieść na siebie w ramach umowy o wykonanie strony (dodać stosowne zapisy), albo sporządzić osobną umowę (np. kiedy kilka osób dostarcza różne elementy: grafikę, teksty, wideo).

Co powinno być w umowie?

Oto najważniejsze rzeczy, które powinny znaleźć się w umowie (i które warto sprawdzić przed podpisaniem).

Zakres prac – co dokładnie ma być zrobione?

Zadbaj, żeby w umowie znalazł się jasny opis:

• ile będzie podstron i jakie (np. strona główna, o nas, oferta, kontakt),
• czy w cenie jest też logo, grafika, copywriting, zdjęcia, optymalizacja SEO, podpięcie do Google Analytics, Google Search Console itd.,
• czy wykonawca zapewnia hosting lub domenę (i na kogo będą one zarejestrowane).

Dlaczego to ważne? Bo jeśli coś nie jest wymienione w umowie, to w każdej chwili może zostać uznane za „dodatkowo płatne”.

Terminy – kiedy ma być gotowe i jakie są etapy

Dobra umowa powinna zawierać:

• termin realizacji całości (np. do 30 dni roboczych od akceptacji projektu),
• etapy prac (np. projekt graficzny → kodowanie → testy → uruchomienie),
• termin zwrotu poprawek (np. masz 3 dni robocze na akceptację lub zgłoszenie zmian).

Dlaczego to ważne? Bo bez terminów projekt może się ciągnąć miesiącami, a każda ze stron będzie zrzucać winę na drugą.

Wynagrodzenie – ile, kiedy i za co płacisz

Ustal, jaka jest całkowita cena i czy zawiera VAT.

• Sprawdź, czy płatność jest jednorazowa, czy w ratach.
  • Wiele firm stosuje schemat: 50% zaliczki, 50% po oddaniu. Ja uważam, że najuczciwszym rozwiązaniem jest podział całego zadania na etapy i rozliczanie ich: np. ⅓ etap koncepcyjny, ⅓ projektowanie graficzne, ⅓ wdrożenie.
• Unikaj rozliczeń „czasowych” typu 200 zł/h – nie masz wtedy kontroli nad budżetem.

Uwaga na pułapkę! Niektórzy wykonawcy kuszą niską kwotą, ale potem „doliczają” za wszystko osobno. Zadbaj, by zakres prac i cena były spójne.

Poprawki – ile ich masz i w jakim zakresie

Podczas pracy nad stroną internetową wykonawca zwykle daje Ci możliwość zgłoszenia poprawek – np. po tym, jak pokaże Ci:

• projekt graficzny strony (czyli jak ma wyglądać),
• stronę już zakodowaną (czyli gotową wersję na serwerze).

To normalna praktyka – klient mówi, co mu nie pasuje, a wykonawca wprowadza zmiany. Standardem są 1–2 rundy poprawek w każdej fazie (np. po projekcie graficznym i po zakodowaniu).

Czasami zamawiający klient potrafi powiedzieć:

• nie tego oczekiwałem, jakoś mi nie leży; poproszę o drugą wersję;

Dla wykonawcy to nie jest poprawka, tylko nowe zlecenie. Bo to już zupełnie inna koncepcja strony.

Jeśli w umowie masz zapis w stylu: zakres poprawek nie obejmuje istotnych zmian koncepcji, Możesz poprawić detale: kolory, układ, czcionkę, zdjęcia, teksty. Ale nie możesz cofnąć całej pracy i zmienić pomysłu od zera – chyba że za dopłatą.

Jeśli chcesz, aby wykonawca przygotował dla Ciebie np. 2-3 projekty do wyboru, ustal to na początku współpracy.

Dane logowania i dostęp do strony

Ustal, kiedy i w jakiej formie otrzymasz:

• dane logowania do WordPressa / CMS-a,
• dane dostępowe do hostingu i domeny,
• dane do kopii zapasowych i Google Analytics / Search Console.

Uwaga! Niektórzy wykonawcy trzymają wszystko u siebie, a klient nie ma żadnej kontroli nad swoją stroną. Własność i posiadanie danych logowania to podstawa niezależności.

Gwarancja i wsparcie techniczne po oddaniu strony

W jednym z poprzednich artykułów opisywałem historię Pana Radosława, którego strona po kilku miesiącach działania została zainfekowana złośliwym kodem i zaczęła promować gry hazardowe i tabletki na potencję. Doprecyzuj z wykonawcą kwestie gwarancji na stronę:

• jaki dokładnie jest jej zakres,
• jaki jest czas trwania,
• jaki jest czas realizacji (np. 5 dni na naprawę wykrytych błędów).

Strony oparte o Systemy Zarządzania Treścią należy w miarę regularnie “konserwować”. Przede wszystkim wykonywać kopie bezpieczeństwa oraz przeprowadzać aktualizacje ich poszczególnych komponentów.

Ustal jakie są “zalecenia producenta” strony w tej materii i ile kosztuje ich stosowanie.

Twoja strona to inwestycja – zabezpiecz ją jak należy.

Nie musisz znać prawa jak adwokat, ale jeśli zadbasz o kilka podstawowych rzeczy, unikniesz nieprzyjemnych niespodzianek. A jeśli masz wątpliwości – skonsultuj się z kimś, kto zna temat. Lepiej dmuchać na zimne, niż później walczyć o swoje.

Zanim podpiszesz umowę

• Czy wiesz, czy płacisz zaliczkę, czy zadatek?
• Czy masz zagwarantowane przeniesienie praw autorskich?
• Czy jasno określono zakres prac, poprawki i kwestie gwarancji?
• Czy terminy są realistyczne i możliwe do egzekwowania?
• Czy masz zagwarantowany dostęp do strony po jej ukończeniu?